Finanzplandaten importieren in S/4 / Budgetierung auf Kostenstellen

Über die FIORI-App "Finanzplandaten importieren" können Plandaten in die ACDOCP geladen werden. Zu den Plandaten gehören seit Release 1909 (on premise) auch Budgets auf Kostenstellen, eine Funktionalität, die seit Ewigkeiten von Kunden nachgefragt und nun endlich seitens SAP ausgeliefert wurde. Hiermit können also bereitgestellte Plandaten ins System geladen und z.B. über die App "Multidimensionale Bilanz" den Ist-Werten gegenüber gestellt werden. 

Für erweiterte Planungsfunktionalitäten ist eine dedizierte Planungslösung notwendig, also bspw. SAP Analytics Cloud (SAC) bzw. embedded BPC. Das o.g. Szenario eignet sich also insbesondere dann, wenn die Plandaten überwiegend aus externen Quellen stammen. Es kann ohne weitere Lizensierung (fast) out of the Box verwendet werden, lediglich etwas Customizing ist vonnöten...

IMG: Controlling - Controlling Allgemein – Planung - Kategorie für Planung pflegen

Hier werden die sog. Plankategorien ausgeprägt, welche in etwa den Planversionen in der klassischen SAP Planungswelt entsprechen. SAP liefert hier bereits eine gewisse Anzahl von Kategorien aus, die ggf. als Kopiervorlage dienen können. Für die Budgetierung auf Kostenstellen kann die Plankategorie BUDGET02 verwendet werden. Für gewöhnliche Planzahlen stellt SAP die Kategorie PLN bereit.

Um die Daten über die Finanzplanungs-App importieren und ggf. löschen zu können, müssen natürlich die entsprechenden Optionen ausgewählt werden. In der IMG-Doku zur o.g. Aktivität finden sich detaillierte Ausführungen zu den einzelnen Einstellungen.

Sollen lediglich reine Plandaten importiert werden, war's das schon. Die folgenden IMG-Aktivitäten sind nur für Budgets notwendig. Offenbar ist die Funktionalität "Budgetierung auf Kostenstellen" unter großem Zeitdruck entstanden, so dass nicht mal Zeit war, alle IMG Knoten zu benamsen...;-):

IMG: Controlling - Controlling Allgemein – Planung - Knotentext wurde nicht gefunden - Budgetprüfungen für Kategorien festlegen

Mit der vorgenannten IMG Aktivität kann bei Budget-Kategorien die Verfügbarkeits- sowie die Konsistenzprüfung aktiviert werden. Das weiteren ist das Profil für die Budgetverfügbarkeitskontrolle auszuprägen:

IMG: Controlling – Kostenstellenrechnung – Etatverwaltung - Profil für Budgetverfügbarkeitskontrolle für Kostenstellen pflegen...

In diesem Abschnitt können je Sachkontenhierarchie/Sachkontengruppe/Vorgangsgruppe Toleranzen und die entsprechende Systemreaktion (Fehler/Warnung) konfiguriert werden. Weitere Infos finden sich in der ausführlichen Dokumentation zur IMG-Aktivität.

Für die Budgetierung auf Kostenstellen muss nun das definierte Verfügbarkeitsprofil im Kostenstellenstammsatz hinterlegt werden.

ACHTUNG: dies ist im Dialog nur mit der FIORI-App zur Kostenstellenpflege möglich, nicht mit der klassischen GUI-Transaktion KS02. Aber: über die Massenänderungs- bzw. Sammelbearbeitungsfunktion KS12N können die budgetrelevanten Daten versorgt werden. Insofern besteht Hoffnung, das in einem der kommenden Feature-Packs bzw. Releases, die KS02 entsprechend ertüchtigt wird.

Im Reiter Steuerung im Bereich Budgetverfügbarkeitskontrolle sind die Eingabefelder für die Budgetierung zu finden:

• Budgettragende Kostenstelle
• Verfügbarkeitsprofil
• Budgetverfügbarkeitskontrolle aktiv

Anschließend können die Plan- bzw. Budgetdaten importiert werden. Die App Finanzplandaten importieren ist praktisch selbsterklärend. Zunächst wird die Vorlage generiert, anschließend geeignet mit Daten befüllt und abschließend wieder hochgeladen. Die Daten werden in der ACDOCP gespeichert.

Als Trennzeichen für die CSV-Datei sollte ";" gewählt werden. Auf diese Weise kann die Vorlage ohne weiteres Zutun in Excel geöffnet werden und die einzelnen Felder sind dabei in getrennten Spalten angeordnet.

Je nach ausgewähltem Planungsgebiet werden automatisch die zu befüllenden Spalten inklusive Feldnamen und Überschrift konfiguriert.